Kebijakan Privasi

KelolaGaji adalah layanan HRIS dan payroll yang dikelola Solusi Cipta Media (“kami”). Menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, peran kami berbeda menurut jenis datanya:

• Data karyawan yang dimasukkan perusahaan pelanggan: perusahaan Anda adalah Pengendali Data Pribadi, dan kami adalah Prosesor yang memproses data itu atas perintah perusahaan Anda.
• Data akun pemilik dan admin perusahaan yang mendaftar, serta data pengunjung situs: kami adalah Pengendali Data Pribadi.

Karyawan yang ingin melihat, memperbaiki, atau menghapus datanya mengajukannya kepada perusahaannya. Kami membantu perusahaan memenuhi permintaan itu.

• Akun: nama, email, nama pengguna, dan kata sandi yang disimpan teracak.
• Masuk dengan Google: nama, alamat email, foto profil, dan ID akun Google Anda. Kami tidak menerima kata sandi Google Anda dan tidak membaca isi akun Google Anda.
• Perusahaan: nama badan hukum, NPWP, alamat, nomor BPJS perusahaan, dan lokasi kerja.
• Karyawan: identitas (termasuk NIK), NPWP, status PTKP, nomor BPJS, rekening bank, jabatan, kontrak, gaji, dan dokumen kepegawaian yang diunggah perusahaan atau karyawan.
• Absensi: waktu absen, lokasi saat absen, dan foto saat absen.
• Lokasi selama jam kerja: hanya bila perusahaan mengaktifkannya untuk karyawan tertentu dan karyawan itu menyetujuinya. Pencatatan dimulai setelah absen masuk dan berhenti otomatis saat absen pulang. Lokasi tidak dicatat di luar jam kerja.
• Wajah: hanya dengan persetujuan tertulis karyawan di aplikasi. Yang disimpan permanen adalah kode wajah yang terenkripsi, bukan foto wajah. Persetujuan bisa ditarik kapan saja.
• Perangkat: jenis HP dan token notifikasi, untuk mengirim notifikasi dan mengenali HP yang dipakai absen.
• Pertanyaan kepada Dita: pertanyaan yang Anda ajukan dan jawaban yang diberikan.
• Pelamar kerja: data dan berkas lamaran yang dikirim lewat portal karier perusahaan.

• Menjalankan layanan: absensi, cuti, lembur, penggajian, PPh 21, BPJS, dan laporan.
• Memeriksa keabsahan absensi, misalnya lokasi dan wajah, agar absensi tidak bisa diwakilkan orang lain.
• Mengirim notifikasi, slip gaji, dan kode verifikasi.
• Menagih langganan dan memberi dukungan pelanggan.
• Menjaga keamanan layanan dan memenuhi kewajiban hukum.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.

Untuk menjalankan layanan, sebagian data diproses oleh penyedia berikut, hanya sebatas yang diperlukan:

• Google Cloud: penyimpanan berkas seperti dokumen dan foto absensi.
• Google: masuk dengan Google dan peta lokasi kerja.
• Firebase (Google): pengiriman notifikasi ke HP.
• Anthropic: model AI yang dipakai Dita untuk memahami pertanyaan dan menyusun jawaban dari data yang dibutuhkan untuk menjawabnya.
• Xendit: pembayaran langganan dan, bila perusahaan memakainya, transfer gaji.
• Penyedia email dan WhatsApp: pengiriman email, slip gaji, dan kode verifikasi.

Sebagian penyedia itu memproses data di luar Indonesia. Kami hanya memakai penyedia yang menerapkan perlindungan data yang setara, sesuai ketentuan transfer data pribadi dalam UU PDP.

• Data perusahaan dan karyawan disimpan selama akun perusahaan aktif. Data absensi tidak dihapus selama akun aktif.
• Perusahaan dapat mengekspor seluruh datanya kapan saja, di paket Gratis maupun Pro.
• Setelah akun ditutup, data dihapus atau dianonimkan, kecuali yang wajib disimpan lebih lama menurut peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan, seperti catatan penggajian dan bukti potong pajak.
• Kode wajah dihapus bila karyawan menarik persetujuannya atau berhenti bekerja.

• Data setiap perusahaan dipisahkan di basis data, sehingga satu perusahaan tidak bisa membaca data perusahaan lain.
• Akses di dalam perusahaan dibatasi menurut peran, dan setiap perubahan penting tercatat di log audit.
• Kata sandi disimpan teracak. Kunci penyedia dan kode wajah disimpan terenkripsi.
• Koneksi ke layanan memakai HTTPS.

Sesuai UU PDP, Anda berhak:

• mendapat informasi tentang data pribadi Anda yang diproses;
• mengakses dan mendapat salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap;
• meminta penghapusan data, kecuali yang wajib disimpan menurut peraturan;
• menarik persetujuan, misalnya untuk verifikasi wajah atau pencatatan lokasi;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda.

Karyawan mengajukan permintaan kepada perusahaannya. Pemilik akun perusahaan dan pengunjung situs bisa menghubungi kami lewat kontak di bawah.

Kebijakan ini bisa diperbarui. Tanggal berlaku di bagian atas halaman menunjukkan versi terakhir. Perubahan penting akan diberitahukan kepada pemilik akun perusahaan sebelum berlaku.